Faut-il formaliser par écrit les invitations aux entretiens de négociation d’une rupture conventionnelle individuelle ?

« Nous concluons ponctuellement, mais régulièrement, des ruptures conventionnelles. Lorsque le salarié est très à l’aise avec cette procédure, nous convenons souvent oralement de la date de nos entretiens avec lui et nous la lui confirmons par mail ? Est-ce suffisant ou un autre formalisme est-il nécessaire pour éviter tout risque de contentieux ? »

On sait que l’employeur et le salarié doivent se rencontrer au moins une fois, à l’occasion d’un entretien, avant de signer la convention de rupture conventionnelle. Il n’existe pas de formalisme imposé pour la convocation aux entretiens ou leur tenue. Rien n’empêche donc, a priori, de convenir oralement de leur date et du lieu de rencontre.

Cela étant, l’administration a précisé que la tenue des entretiens doit être organisée de bonne foi, ce qui, selon elle, suppose que l’employeur informe le salarié de la date et du lieu de l’entretien, mais également de sa possibilité de s’y faire assister.

On peut donc tout à fait imaginer de confirmer par écrit, notamment par mail, les dates, lieu et objet de l’entretien au salarié. Il faut y indiquer qu’il peut se faire assister (par qui et lieu où se procurer la liste des conseillers du salarié).

Il est également conseillé d’y préciser qu’il peut se renseigner auprès de Pôle Emploi.

Cette trace écrite pourra être un élément de preuve que le consentement du salarié n’a pas été vicié, en cas de contentieux. En effet, toujours pour l’administration, la tenue des entretiens constitue un élément essentiel du consentement de l’employeur comme du salarié.

Les textes :