Modalités de numérisation des factures papier pour les conserver et les archiver sous forme électronique

Les entreprises assujetties à la TVA sont désormais autorisées à numériser et conserver au format électronique les factures établies ou reçues sur support papier.

Lorsque les factures de l’entreprise sont établies ou reçues sur support papier, elle peut les numériser afin de les conserver, selon son choix, sur support informatique ou sur support papier, pendant un délai de 6 ans à compter de la date de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres ou de la date à laquelle ces factures ont été établies.

Les modalités de numérisation des factures papier assurant leur authenticité et leur intégrité ont été fixées par arrêté ministériel du 22 mars 2017. Cette faculté de conserver et de stocker les factures papier sur un support informatique s’applique depuis le 31 mars 2017.

Modalités de numérisation et archivage des factures papier

Le transfert des factures établies originairement sur support papier vers un support informatique doit être réalisé dans des conditions qui garantissent leur reproduction à l’identique. Le résultat de cette numérisation est la copie conforme à l’original en image et en contenu.

Les couleurs sont reproduites à l’identique en cas de mise en place d’un code couleur et les dispositifs de traitements sur l’image sont interdits.

En cas de recours à la compression de fichier, cette opération doit s’opérer sans perte.

L’archivage numérique peut être effectué par l’entreprise ou par un tiers mandaté à cet effet. Les opérations d’archivage numérique des factures établies originairement sur support papier doivent être définies selon une organisation documentée, faisant l’objet de contrôles internes, permettant d’assurer la disponibilité, la lisibilité et l’intégrité des factures ainsi numérisées durant toute la durée de conservation.

Pour garantir l’intégrité des fichiers issus de la numérisation, chaque document numérisé doit être conservé sous format PDF ou sous format PDF A/3 (ISO 19005-3) dans le but de garantir l’interopérabilité des systèmes et la pérennisation des données et doit être assorti :

– d’un cachet serveur fondé sur un certificat conforme au référentiel général de sécurité de niveau minimal une étoile ;

– d’une empreinte numérique ;

– d’une signature électronique fondée sur un certificat conforme au référentiel général de sécurité de niveau minimal une étoile ;

– ou de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List-TSL).

Chaque fichier doit être horodaté, au moins au moyen d’une source d’horodatage interne, afin de dater les différentes opérations réalisées.

Arrêté du 22 mars 2017, JO du 30 ; loi n° 2016-1918 du 29 décembre 2016, art. 16, JO du 30 ; LPF art. 102 B et 102 B-2